Naar de inhoud

Boekingsvoorwaarden & privacy

Afspraken over je rechtstreekse verblijf en hoe Guesthouse Polderlicht met persoonsgegevens omgaat.

Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026

Boekingsvoorwaarden

Deze voorwaarden beschrijven de afspraken voor een verblijf dat je rechtstreeks bij Guesthouse Polderlicht boekt. Je boekt één van drie afzonderlijke gastenkamers. Voor boekingen via een platform gelden de voorwaarden die je daar vóór het boeken hebt aanvaard.

1. Wie je verblijf aanbiedt

Guesthouse Polderlicht wordt uitgebaat door Roseline Carine de Meester, je gastvrouw Carine, aan Bosstraat 3, 8370 Blankenberge, België. Ondernemingsnummer: 0881.644.579. Je bereikt ons via polderlichtgastenkamers@gmail.com of +32 479 70 31 37.

2. Wat je boekt

Polderlicht heeft drie kamers: Tuin, Akker en Vijver. Iedere kamer heeft een badkamer voor uitsluitend gebruik door de gasten van die kamer. De ligging van de badkamer staat bij de gekozen kamer vermeld. Tuin, gastenkeuken en gemeenschappelijke ruimte worden gedeeld. Een kamerboeking geeft geen exclusief gebruik van het huis of domein.

Per kamer kunnen maximaal twee personen verblijven. Alle kamers liggen op de bovenverdieping en zijn bereikbaar via de trap. Controleer vóór het boeken of de gekozen kamer en de toegang geschikt zijn voor je verblijf. Neem bij vragen gerust contact met ons op.

3. Reservering en bevestiging

Bij een rechtstreekse online boeking verloopt de reservering via Smoobu. Vóór je definitief boekt, krijg je de gekozen kamer, verblijfsdata, bezetting, totaalprijs en toepasselijke afspraken te zien. Een online reservering is definitief wanneer de boekingsmodule de reservering bevestigt. Een aanvraag per telefoon, e-mail of WhatsApp is definitief zodra we de kamer, data, prijs en afspraken met je hebben vastgelegd en bevestigd.

Je ontvangt per e-mail een bevestiging met de gekozen kamer, verblijfsdata, bezetting, totaalprijs, betaal- en annuleringsafspraken en de volledige voorwaarden die bij je boeking gelden. Controleer de gegevens en meld een eventuele fout zo snel mogelijk. De voorwaarden die bij het sluiten van je overeenkomst gelden, blijven van toepassing op die boeking; latere tekstwijzigingen veranderen ze niet.

4. Prijs en extra diensten

De prijs vóór het definitief boeken is de totaalprijs voor de gekozen kamer, data en bezetting, inclusief toepasselijke belastingen, logiesbelasting en verplichte kosten. De logiesbelasting wordt dus niet nog apart bij aankomst aangerekend. Een latere wijziging van de publiek aangeboden kamerprijs verandert je bevestigde prijs niet. Extra diensten worden alleen toegevoegd wanneer je die uitdrukkelijk bestelt; de prijs wordt vooraf meegedeeld.

5. Betaling bij rechtstreeks boeken

Bij rechtstreeks boeken vragen we geen voorschot. Je betaalt bij aankomst, contant of via bankoverschrijving. Dit geldt ook voor online boekingen via de Smoobu-module op onze website en voor boekingen per telefoon, e-mail of WhatsApp. Voor een boeking via Booking.com of Airbnb geldt de betaalregeling die je daar bij het boeken hebt aanvaard.

6. Annuleren of je verblijf wijzigen

Voor rechtstreekse boekingen via de website, telefoon, e-mail of WhatsApp kun je gratis annuleren tot uiterlijk 12.00 uur Belgische tijd op de kalenderdag vóór aankomst. Meld je annulering via de boekingsmogelijkheid in je bevestiging, per e-mail of via WhatsApp, met je naam en verblijfsdata. Het tijdstip waarop je bericht ons bereikt, is bepalend; onze reactietijd mag je niet benadelen. Je krijgt een bevestiging van de verwerking.

Annuleer je na dit tijdstip of kom je niet opdagen, dan betaal je alleen de prijs van de eerste gereserveerde nacht per geannuleerde kamer, zoals vastgelegd bij het boeken. Voor de overige nachten rekenen we geen annuleringsvergoeding aan.

Vertrek je vroeger dan gepland, dan betaal je alleen de werkelijk verbleven nachten tegen de daarvoor bevestigde prijzen. Voor de niet-gebruikte nachten betaal je geen vergoeding. Heb je al meer betaald voor je verblijf, dan betalen we het verschil terug.

We kunnen in overleg een soepelere regeling afspreken. Die bevestigen we per e-mail. Voor boekingen via Booking.com of Airbnb gelden de annuleringsvoorwaarden die je daar bij het boeken hebt aanvaard. Je wettelijke rechten blijven behouden.

Een wijziging van data of kamer hangt af van beschikbaarheid. We bevestigen een eventueel prijsverschil voordat je de wijziging aanvaardt. Een verzoek om te wijzigen maakt de oorspronkelijke boeking niet vanzelf ongedaan.

Voor toeristisch logies met vastgelegde verblijfsdata geldt geen wettelijk herroepingsrecht van veertien dagen, overeenkomstig artikel VI.53, 12° van het Wetboek van economisch recht. Dat staat los van de hierboven afgesproken mogelijkheid om gratis te annuleren.

7. Aankomst en verblijf

Je kamer is beschikbaar vanaf 12.00 uur op de aankomstdag. Uitchecken gebeurt uiterlijk om 11.00 uur op de vertrekdag. Spreek je verwachte aankomsttijd af met Carine. Een late aankomst of gebruik van de sleutelbox wordt vooraf persoonlijk afgesproken.

Binnen wordt niet gerookt. Buiten roken is toegestaan. Feesten en evenementen zijn niet toegestaan. Houd rekening met andere gasten en ga zorgvuldig om met het huis, de tuin en de gedeelde voorzieningen. Meld schade of een probleem zodra je het opmerkt, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken.

Er kunnen schilderworkshops plaatsvinden tijdens een verblijf. De gastenkeuken en tuin blijven dan beschikbaar voor logerende gasten. Een kamerboeking houdt geen toezegging in van volledige stilte of afwezigheid van andere gasten. Workshopdeelname, massage, sauna en ontbijtmanden zijn afzonderlijke diensten op afspraak; prijs en eventuele eigen annuleringsafspraken worden vooraf meegedeeld.

8. Als wij het verblijf niet kunnen aanbieden

Wanneer wij een bevestigd verblijf niet kunnen uitvoeren, informeren we je zo snel mogelijk. Voor het niet geleverde deel betalen we ontvangen bedragen terug. Een vervangend verblijf of gewijzigde datum leggen we alleen vast met jouw instemming.

Kunnen wij het bevestigde verblijf door een aan ons toerekenbare tekortkoming niet aanbieden, dan heb je naast die terugbetaling recht op een vergoeding gelijk aan de bevestigde prijs van de eerste nacht per kamer waarvan wij het verblijf niet kunnen aanbieden. Je eventuele wettelijke rechten op een andere oplossing of een hogere schadevergoeding blijven bestaan. Dezelfde schade wordt niet dubbel vergoed.

Bij overmacht gelden de wettelijke regels. Deze voorwaarden sluiten een terugbetaling of andere wettelijke rechten niet uit.

9. Schade en onbetaalde bedragen

Voor schade gelden de wettelijke aansprakelijkheidsregels. We rekenen geen vaste schadeboete aan zonder een geldige voorafgaande afspraak. Bij een concrete schadeclaim lichten we de schade, verantwoordelijkheid en berekening toe en kun je daarop reageren. Normale slijtage wordt niet als door de gast veroorzaakte schade aangerekend. Onze eigen wettelijke aansprakelijkheid blijft behouden.

Als een verschuldigd bedrag niet tijdig is betaald, ontvang je eerst een gratis schriftelijke herinnering. We respecteren de wettelijke wachttermijn van minstens veertien kalenderdagen en de overige regels van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht. We rekenen geen forfaitaire invorderingsvergoeding of contractuele verwijlinterest aan.

10. Vragen en klachten

Heb je tijdens je verblijf een probleem, laat het Carine weten zodat we kunnen helpen. Mail een klacht met je boekingsgegevens naar polderlichtgastenkamers@gmail.com. We onderzoeken je klacht en zoeken een passende oplossing. Een latere melding doet je wettelijke rechten niet automatisch vervallen.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je onafhankelijke bemiddeling vragen bij www.consumentenombudsdienst.be. De dienst beoordeelt of je klacht kan worden behandeld. Je behoudt het recht je tot de bevoegde rechter te wenden.

Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing, met behoud van dwingende consumentenbescherming waarop je recht hebt. De bevoegde rechter wordt bepaald door de toepasselijke wettelijke regels. Een ongeldige bepaling tast de overige voorwaarden niet aan voor zover de overeenkomst zonder die bepaling kan voortbestaan.

Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

Roseline Carine de Meester, handelend onder de naam Guesthouse Polderlicht, is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerking. Ons adres is Bosstraat 3, 8370 Blankenberge, België; ondernemingsnummer 0881.644.579. Voor privacyvragen bereik je Carine via polderlichtgastenkamers@gmail.com of +32 479 70 31 37.

2. Welke gegevens we gebruiken en waarom

Gastenbeoordelingen op de website. We tonen een selectie van openbare gastenbeoordelingen om bezoekers een beeld van het verblijf te geven. Daarbij gebruiken we een kort citaat, de weergegeven auteursnaam en een link naar de oorspronkelijke beoordeling op Google, Tripadvisor of Booking.com. Heb je een vraag of bezwaar over het gebruik van jouw beoordeling? Neem contact op via polderlichtgastenkamers@gmail.com.

Contact en aanvragen. Wanneer je ons belt, mailt of een WhatsApp-bericht stuurt, ontvangen we je contactgegevens en wat je ons vertelt. We gebruiken dit om je vraag te beantwoorden. Voor het voorbereiden van een boeking doen we dat op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst. Voor andere vragen is ons gerechtvaardigd belang een zorgvuldige beantwoording en opvolging.

Boekingen en verblijf. Voor je reservering gebruiken we onder meer je naam, contactgegevens, verblijfsdata, gekozen kamer, aantal gasten, prijs, betaalstatus en relevante berichten of verzoeken. Bij een overschrijving kunnen ook naam en rekeninggegevens van de betaler zichtbaar zijn. We verwerken deze gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst, je ontvangst, de administratie en berichten over je boeking.

Wettelijke administratie. We verwerken de identificatie- en verblijfsgegevens die nodig zijn voor de wettelijke gastenregistratie en de gegevens voor boekhouding en fiscale verplichtingen. Hiervoor is de grondslag de toepasselijke wettelijke verplichting. We bewaren geen kopieën van identiteitsdocumenten.

Beveiliging en geschillen. Technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip, browsergegevens en foutmeldingen, kunnen worden verwerkt voor de werking en beveiliging van de website. Relevante correspondentie kan nodig zijn om een klacht of rechtsvordering te behandelen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij veilige dienstverlening en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten, met afweging van jouw belangen.

Optionele websiteanalyse. Niet-noodzakelijke analyse activeren we alleen na geldige toestemming. Je kunt die intrekken via Cookie-instellingen, zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. We versturen geen nieuwsbrieven.

3. Waar gegevens vandaan komen

Openbare gastenbeoordelingen die we op de website tonen, komen van Google, Tripadvisor of Booking.com.

We ontvangen gegevens van jou, van degene die namens jou boekt en, bij platformboekingen, via Booking.com of Airbnb. Smoobu brengt reserveringen en gastcommunicatie samen. Verplichte velden worden bij het boeken aangeduid. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen we je reservering mogelijk niet afhandelen; aanvullende opmerkingen zijn vrijwillig.

Voor de eigen gastenadministratie gebruiken we Smoobu en e-mail, zonder apart papieren register of Excel-gastenlijst. Er zijn geen bewakingscamera’s of videodeurbel. We bewaren geen gezondheidsnotities voor massages.

4. Wie gegevens kan ontvangen

Carine en bevoegde personen die helpen met boekingsbeheer, administratie of technische ondersteuning krijgen toegang voor zover nodig voor hun taak. Dienstverleners ontvangen gegevens die nodig zijn voor hun werking. Gegevens kunnen ook terechtkomen bij onze bank, boekhoudkundige ondersteuning of bevoegde overheden, voor zover nodig en rechtmatig.

Smoobu GmbH ondersteunt reserveringen, kanaalkoppelingen en gastberichten. De boekingsmodule ontvangt de gegevens die je invult en technische gegevens om het formulier te tonen. Bij Booking.com en Airbnb geldt daarnaast hun eigen privacyinformatie; deze platforms zijn niet zonder meer uitsluitend onze verwerkers.

Gmail van Google wordt gebruikt voor e-mailcontact. Voor administratieve ondersteuning worden ook AI-hulpmiddelen zoals ChatGPT van OpenAI gebruikt. Relevante vragen, correspondentie en boekingsgegevens kunnen daarbij worden verwerkt. Voor onze afhandeling blijft Polderlicht verantwoordelijk.

PriceLabs ondersteunt prijsbeheer via gekoppelde systemen. Daarbij worden reserverings-, prijs- en bezettingsgegevens uitgewisseld. Volgens PriceLabs kunnen via koppelingen ook incidenteel en tijdelijk gastgegevens worden verwerkt. De prijs van een bevestigde boeking verandert niet door latere automatische prijsaanpassingen.

De website wordt aangeboden via Lovable. Voor het tonen van lettertypen maakt je browser verbinding met Google Fonts. Op de boekingspagina wordt naast Smoobu een ondersteunend script via Cloudflare cdnjs geladen. Ook zonder analysecookies kunnen deze diensten technische gegevens zoals een IP-adres ontvangen.

Telefoon-, e-mail-, WhatsApp-, Google Maps- en virtuele-tourknoppen zijn links. De externe dienst wordt geopend wanneer je de link volgt; de tours en Google Maps zijn niet als kaart of tour in deze website ingesloten. Voor gebruik van die diensten geldt ook hun eigen privacyinformatie.

5. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers verwerken gegevens buiten de EER. PriceLabs vermeldt opslag in de Verenigde Staten en verwerking onder meer in de Verenigde Staten, de Europese Unie en India. Google, OpenAI en Lovable beschrijven eveneens internationale verwerking. Smoobu publiceert de locaties en waarborgen van zijn subverwerkers.

Leveranciers beschrijven in hun openbare privacy- en contractinformatie waarborgen zoals Europese modelcontractbepalingen en, waar van toepassing, het EU–VS Data Privacy Framework. Via ons contactadres kun je informatie vragen over de verwerking van jouw gegevens, de toepasselijke waarborgen en hoe je daarvan een kopie kunt verkrijgen.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

Aanvragen zonder boeking bewaren we maximaal één jaar na afsluiting, tenzij informatie langer nodig is voor een concreet geschil of een wettelijke verplichting.

Voor de wettelijke gastenregistratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar na vertrek; daarna worden de registratiegegevens vernietigd volgens de toepasselijke regels. Dat is geen reden om alle vrije berichten even lang te bewaren.

Gewone facturen bewaren we zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na uitreiking, overeenkomstig de toepasselijke fiscale regels. Voor bijzondere fiscale stukken kan een langere wettelijke termijn gelden. Overige boekingscorrespondentie bewaren we zolang nodig voor de afwikkeling van het verblijf en eventuele relevante aanspraken.

Technische gegevens worden bewaard zolang nodig voor de werking, beveiliging en behandeling van storingen. De bewaartermijnen kunnen per leverancier verschillen. De opslag op je eigen toestel wordt hieronder afzonderlijk toegelicht.

7. Cookies en opslag op je toestel

De website bewaart je keuze over websiteanalyse lokaal in je browser, onder de naam pl-analytics-consent. Deze keuze blijft 183 dagen geldig. De voorkeur voor ingeschakeld knopgeluid wordt bewaard onder polderlicht-knopgeluid; er is geen automatische vervaldatum. Uitschakelen van knopgeluid verwijdert deze voorkeur. Je kunt lokale websitegegevens ook zelf via je browser verwijderen. Omgevingsgeluid wordt alleen na een bewuste keuze afgespeeld.

Als je in de cookiemelding toestemming geeft voor analytische cookies, kunnen we met Google Analytics 4 paginaweergaven, kamerkeuzes en klikken op boekings- en contactknoppen meten. Met die toestemming kunnen we ook een bevestigingssignaal van de Smoobu-boekingsmodule meten; dat signaal bevat geen reserveringsnummer, bedrag of verblijfsdatums. Zonder die toestemming wordt Google Analytics niet geladen. We sturen geen ingevulde namen, e-mailadressen, telefoonnummers, berichtinhoud of betaalgegevens mee. Google Signals en advertentiepersonalisatie staan uit. Google Analytics plaatst dan de cookies _ga en _ga_ELL9WYSC42, met een standaardlevensduur van 2 jaar die bij elk bezoek wordt verlengd; je browser kan dat korter maken. De bewaartermijn voor gebeurtenisgegevens in Google Analytics is 14 maanden. Voor gebruikersgegevens geldt ook 14 maanden; alleen deze termijn begint opnieuw bij nieuwe activiteit. Samengevoegde rapporten kunnen langer beschikbaar blijven. Dit staat los van je cookiekeuze zelf, die 183 dagen geldt. Je kunt je toestemming altijd intrekken via Cookie-instellingen: de meting stopt dan meteen en we verwijderen deze Google Analytics-cookies. Weigeren verhindert bezoeken of boeken niet.

Op de boekingspagina wordt de externe Smoobu-module geladen. Daarbij ontvangt Smoobu technische gegevens en kan het eigen cookies of opslag gebruiken voor de boekingsfunctie. Onze cookiekeuze regelt niet automatisch alle verwerking binnen die externe module. Strikt noodzakelijke opslag voor een gevraagde functie en niet-noodzakelijke tracking hebben verschillende toestemmingsvereisten.

8. Je rechten

Binnen de voorwaarden van de AVG kun je inzage, een kopie, verbetering, verwijdering of beperking vragen. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn, onder meer bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of overeenkomst.

Bezwaar maken

Worden je gegevens verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang? Dan kun je wegens jouw specifieke situatie bezwaar maken via polderlichtgastenkamers@gmail.com. Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

Mail je verzoek naar polderlichtgastenkamers@gmail.com. We antwoorden in principe binnen één maand. Als verlenging wegens de complexiteit of het aantal verzoeken nodig is, laten we binnen die eerste maand de reden weten; de verlenging bedraagt maximaal twee maanden. Bij redelijke twijfel over je identiteit vragen we alleen aanvullende informatie die nodig is om die te bevestigen.

Je kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij een andere bevoegde toezichthouder. Je hoeft daarvoor niet eerst bij ons te klagen. Verwijdering kan beperkt zijn door een wettelijke bewaarplicht of de noodzaak gegevens te bewaren voor een rechtsvordering.

9. Beveiliging en wijzigingen

We beperken de toegang tot bevoegde personen en dragen verantwoordelijkheid voor passende technische en organisatorische beveiliging. Absolute veiligheid kan niet worden gegarandeerd. We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert en informeren je waar nodig over wezenlijke wijzigingen.